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COME ARCHIVIARE un DOCUMENTO GENERICO con LA PROCEDURA MANUALE
vediamo come archiviare manualmente un documento in iDocWEB, il procedimento è semplicissimo, basta trascinare da una cartella del PC uno o più documenti nella lista
“Da Archiviare”, i documenti vengono inviati subito sul server e da qui basta assegnare le chiavi (o indici) di archiviazione e confermare.
Oltre alle chiavi di archiviazione standard che si vedono nel filmato, è possibile inserire anche chiavi personalizzate in base alle proprie esigenze specifiche di archiviazione.
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ALLEGARE o SOSTITUIRE DOCUMENTI ARCHIVIATI
è possibile allegare uno o più documenti ad uno già archiviato, la funzione allega è estremamente semplice e veloce, basta trascinare il documento da allegare ad uno già archiviato, tutto qui. Il documento allegato eredita le chiavi di archiviazione del primo documento archiviato.
Sempre con lo stesso sistema del “Drag & Drop” (trascinamento di un file con il mouse), è possibile sostituire un documento già archiviato con uno nuovo, o perchè ci siamo sbagliati ad archiviare il documento, o perchè vogliamo ad es. archiviarne una versione aggiornata ecc., per fare questa operazione ovviamente l’operatore deve avere i permessi adeguati per svolgere tale attività.
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VIRTUAL ROOM FILE ovvero L’ARCHIVIO VIRTUALE CHE SEMBRA REALE
Attraverso l’interfaccia VRF ricercare e consultare un Documento (o file) nell’archivio Digitale è come farlo nella realtà quotidiana (di chi non usa iDocWEB).
In VRF le classificazioni dei documenti sono rappresentate dai raccoglitori,
con un click sul raccoglitore desiderato VRF seleziona automaticamente l’anno in cui sono presenti documenti archiviati in quella classificazione, quindi un click sull’anno desiderato (o si può scegliere l’opzione “tutti gli anni”), poi nel caso si gestiscono diverse aziende si sceglie l’azienda, ed i documenti sono pronti per la consultazione, stampa, invio email fax ecc.
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RICERCARE ed INVIARE UN DOCUMENTO VIA EMAIL / FAX
ricercare ed inviare un documento via email o fax , è un’operazione veloce ed automatizzata, rintracciato il documento basta un click sull’apposita icona ed il documento viene inviato via email o fax.
L’email verrà automaticamente archiviata in iDocWEB e collegata al documento,
(oltre ad essere inserita nella posta inviata di iDocMAIL server ), così in qualsiasi momento consulteremo il documento sarà possibile vedere immediatamente tutte le email / fax col quale il documento è stato inviato.
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