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Conservazione Elettronica

conservazione-elettronicaGestione Conservazione Elettronica / Archiviazione Sostitutiva

La soluzione per la gestione della CONSERVAZIONE ELETTRONICA Permette di definire le fasi del progetto di archiviazione e conservazione elettronica.
Con la soluzione Conservazione Elettronica di OWO potrai:
• Archiviare e conservare i documenti del ciclo attivo e passivo
• Ridurre l’uso di carta e di materiali di consumo
• Recuperare gli spazi degli archivi cartacei
• Ridurre il costo del personale amministrativo
• Abbattere il tempo dedicato all’archiviazione cartacea manuale, alla ricerca e al recupero dei documenti
• Azzerare i costi di logistica correlati all’archiviazione cartacea
• Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi

 

COS’E’ LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA ?
La conservazione elettronica dei documenti è una procedura informatica che conferisce valore legale e fiscale ai documenti informatici.

Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(..)” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto).

LE FASI
Quando si affronta un progetto finalizzato alla conservazione elettronica dei documenti, è necessario distinguere due fasi:
1) ARCHIVIAZIONE
2) CONSERVAZIONE
La prima è propedeutica alla seconda.

LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA A NORMA
I documenti dematerializzati, secondo la procedura sopra descritti o i documenti nativi digitali possono ora essere sottoposti alla procedura di conservazione elettronica. Sul singolo documento verrà apposta la firma digitale e sarà completato con tutti i suoi metadati.

L’insieme dei documenti così definito costituisce tecnicamente un pacchetto informativo che viene inviato (versato PdV) dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale della conservazione.

Gli oggetti della conservazione sono pacchetti informativi, aggregati per:
– Pacchetti di Versamento (PdV)
– Pacchetti di Archiviazione (PdA)
– Pacchetti di Distribuzione (PdD)

Con cadenza annuale saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA) con la generazione del file di chiusura UNI SInCRO firmato e marcato dal Resp. Della Conservazione.