Invio automatico fatture – E’ diventato oramai una prassi spedire ai clienti i documenti tramite posta elettronica, mandare le fatture online è una realtà veloce, pratica ed economica. Spesso si riesce a farlo anche attraverso il proprio gestionale, ma siete sicuri sia una buona idea?Anche se la maggior parte dei gestionali è in grado poi di memorizzare il documento spedito pochissimi conservano anche l’email, ed in ogni caso il suo ritrovamento ed il reinoltro spesso è complicato se non a volte impossibile
L’unica preoccupazione che dovrai avere con OWO è archiviare il documento, oppure lascialo fare in maniera automatica dal tuo gestionale, tutto l’iter è poi automatizzato. Inserendo automaticamente le anagrafiche di clienti e fornitori nel CRM, sarà il sistema stesso ad inviare le fatture con due modalità online o differito, ad esempio la notte quando il carico della rete azienda è minore, è possibile personalizzare il testo dell’email inviata con i dati relativi al documento, ottenere un log dell’esito dell’invio ed eventualmente rinviare quelle email che non sono partite.
Tutte le email inviate saranno tracciate nel nostro sistema di posta elettronica e collegate al PDF archiviato nel documentale.
In alternativi è possibile aprire all’esterno un portale, per dare accesso ai propri clienti/fornitori alla piattaforma documentale e consultare in maniera autonoma ed evitare quindi di inviare una email con allegato, ma la solo email di comunicazione di emissione fatture.
Altri vantaggio importanti sono quelli relativi all’archiviazione elettronica che,ricordiamo , se non si stampa la fatture è obbligatoria per legge, in questo modo infatti, essendo stati archiviati nel documentale la conservativa si conclude in pochi passaggi.