Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per almeno 10 anni.
La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo. Rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l’opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali.
Le fatture elettroniche emesse (obbligatoriamente) verso la Pubblica Amministrazione, e per quelle tra aziende private (non ancora obbligatoria l’emissione), vanno conservate con il sistema dell’archiviazione conservativa, in base alle regole definite dalla normativa vigente.
iDocEVO_AC, modulo autonomo (rispetto ad iDocEVO e iDocWEB), si occupa esclusivamente di questa attività, producendo i pacchetti di archiviazione ed i relativi files nei tracciati indicati dalla normativa vigente, l’utente deve solo seguire gli step proposti da iDocAC, durante i quali una serie di appositi controlli evitano di generare files non conformi.
LA CONSULENZA
Runtime fornisce anche la consulenza in materia di conservazione sostitutiva, infatti oltre all’aspetto puramente informatico di tale attività, è altrettanto importante ed obbligatorio, nominare le figure previste dalla vigente normativa e produrre la documentazione richiesta.