COS’E’ LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA ?
La conservazione elettronica dei documenti è una procedura informatica che conferisce valore legale e fiscale ai documenti informatici.
Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(..)” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML,EML ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).
I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto).
Con la soluzione Conservazione Elettronica di OWO potrai:
• Archiviare e conservare di qualsiasi tipo files ed email, PEC comprese
• Ridurre l’uso di carta e di materiali di consumo
• Recuperare gli spazi degli archivi cartacei
• Ridurre il costo del personale amministrativo
• Abbattere il tempo dedicato all’archiviazione cartacea manuale, alla ricerca e al recupero dei documenti
• Azzerare i costi di logistica correlati all’archiviazione cartacea
• Gestire scadenze e rinnovi dei contratti attivi
LE FASI
Quando si affronta un progetto finalizzato alla conservazione elettronica dei documenti, è necessario distinguere due fasi:
1) ARCHIVIAZIONE
2) CONSERVAZIONE
La prima è propedeutica alla seconda, per quanto riguarda le email (PEC) questo processo è ancora più semplificato perchè non esiste una fase di archiviazione.
Essendo infatti OWO dotato del suo server di posta le email da mandare in conservazione saranno prelevate direttamente dal server semplificando di molto tutto il processo, non sarà necessario inserire nessuna chiave di archiviazione (metadati) perchè questi verrano stabilite in automatico prelevando i dati dalla stessa email.
LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA A NORMA
I documenti dematerializzati, secondo la procedura sopra descritti o i documenti nativi digitali possono ora essere sottoposti alla procedura di conservazione elettronica.
Ogni documento sarà completato con tutti i suoi metadati ed inviato su una piattaforma CLOUD certificata AGID.
L’insieme dei documenti così definito costituisce tecnicamente un pacchetto informativo che viene inviato (versato PdV) dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito, concordato e puntualmente descritto nel manuale della conservazione.
Gli oggetti della conservazione sono pacchetti informativi, aggregati per:
– Pacchetti di Archiviazione (PdA)
– Pacchetti di Versamento (PdV)
– Pacchetti di Distribuzione (PdD)
Con cadenze stabilite dal cliente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA) con i relativi Pacchetti di Versamento (PdV) ed inviati con una procedura automatica verso la piattaforma CLOUD che una volta terminate le operazioni di controllo restiruirà l’esito e l’operazione potra essere considerata conclusa